La compagnie d'assurance Everest Du Canada - Politique sur la protection des renseignements

La confidentialité des renseignements personnels est un élément important des opérations de la Compagnie d'Assurance Everest du Canada. Le 1er janvier 2004, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (“LPRPDE”) du gouvernement fédéral est entrée en vigueur pour les organismes sous réglementation provinciale qui recueillent, utilisent et communiquent des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales. Comme on pouvait s'y attendre de la part d'un fournisseur de services financiers responsable, Compagnie d'Assurance Everest du Canada a élaboré cette Politique de confidentialité à l'égard de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels dans le cadre de ses activités commerciales.

Compagnie d'Assurance Everest du Canada recueille des renseignements personnels pour les fins de souscriptions et de réclamations. La mission de notre entreprise est de sans cesse améliorer sa réponse aux attentes et de satisfaire les besoins en assurances de ses clients. Dans cette optique, les renseignements personnels sont recueillis aux fins suivantes :

établir et maintenir des relations commerciales avec les clients, y compris les courtiers d'assurance avec lesquels elle fait affaire
offrir et fournir des assurances et des produits et services
communiquer, développer, améliorer, commercialiser et fournir des services continus à ses clients
répondre à des plaintes de particuliers le cas échéant
vérifier l'identité et l'exactitude des renseignements personnels avec les courtiers, les experts en sinistres, les organismes gouvernementaux, les associations industrielles ou d'autres assureurs
analyser, évaluer, souscrire et fixer le prix d'un risque assuré sur une base prudente
étudier et évaluer les réclamations, la responsabilité et le quantum des dommages-intérêts
évaluer la valeur d'un préjudice prétendu à un demandeur
détecter et prévenir la fraude
agir tel que requis ou autorisé par la loi
répondre aux exigences légales ou réglementaires, y compris les exigences d'audit.

Toute personne doit être au courant et consentir à la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels, sous réserve des dispositions de la LPRPDE. Le consentement peut être explicite ou implicite.

Le consentement signifie un accord volontaire pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels à des fins déterminées. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite est donné explicitement, verbalement, électroniquement ou par écrit et sera demandé lorsque l'information est de nature délicate. Le consentement implicite est un consentement qui peut raisonnablement être déduit de l'action d'un individu ou de son inaction et sera accepté lorsque les renseignements personnels sont de nature moins délicate. Par exemple, Everest peut déduire qu'elle a obtenu votre consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels aux fins déterminées, lorsqu'elle vous fournit une assurance ou modifie des politiques existantes par téléphone ou par Internet, dans un court délai ou avec peu de documentation. Nos producteurs sont tenus d'obtenir le consentement de nos clients par rapport à la collecte de ces informations et nous allons déduire un tel consentement. Si un producteur nous informe que nous avons le consentement du client pour recueillir des informations, nous nous appuierons sur cette assertion. En général, et à quelques exceptions près, toute personne doit être au courant et consentir à la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels.

Renseignements personnels signifie toute information concernant une personne identifiable. Cela inclut, mais sans que la liste soit exhaustive : le nom, l'adresse, l'âge, la date de naissance, le revenu, l'historique des réclamations, l’information sur l'emploi, les renseignements fiscaux, les informations médicales et de santé, telles que les notes cliniques et les rapports, les informations financières et les informations du permis de conduire.

Lorsque vous souscrivez à une assurance avec nous, les renseignements personnels peuvent être recueillis afin que nous puissions vous fournir les produits d'assurance que vous avez demandés.

Responsabilité

Compagnie d'Assurance Everest du Canada est responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle et a désigné une personne qui est responsable de la conformité de Everest.
La responsabilité de la conformité avec la Politique sur la protection de la vie privée de Everest incombe au chef de la protection des renseignements personnels. Le chef de la protection des renseignements personnels peut être rejoint en contactant Mylene Cote, chef de la protection des renseignements personnels de Compagnie d'Assurance Everest du Canada, 130, rue King Ouest, bureau 2620, Toronto, Ontario M5X 1C7. D'autres employés de Everest peuvent agir au nom du chef de la protection des renseignements personnels en matière de collecte et de traitement quotidiens des rensignements personnels.

Comment nous recueillons et utilisons les renseignements personnels

Comme Compagnie d'Assurance Everest du Canada traite directement avec les producteurs d'assurance, la plupart des renseignements personnels recueillis au cours du processus de souscription nous sont fournis par nos producteurs d'assurance qui sont responsables de l'obtention du consentement direct de nos clients pour recueillir des renseignements personnels qui pourraient être nécessaires afin de nous permettre de fournir le produit ou le service d'assurance demandé. Nous allons déduire un tel consentement le cas échéant. Nous pouvons également obtenir des renseignements personnels de diverses autres sources tierces dans le cadre du processus, tels que les entreprises expertes en sinistres que nous engageons afin de gérer et d'instruire une réclamation, les autres compagnies d'assurance ou les autres sources de l'industrie. Aux fins des réclamations, des renseignements personnels peuvent être obtenus auprès de courtiers, d'experts en sinistres, de médecins, de nos avocats ou de ceux des demandeurs dans le cadre de contentieux et d'enquêteurs privés. Cette liste n'est pas exhaustive.

En outre, les renseignements personnels peuvent être divulgués à :

votre agent ou courtier
les parties qui effectuent des transactions commerciales, exercent une activité professionnelle ou une fonction en assurances pour la Compagnie d'Assurance Everest du Canada,y compris les sociétés affiliées, les agents, les fournisseurs de services et les réassureurs.
les entités tierces telles que nos experts en sinistres ou nos avocats, les experts, les médecins, les commissaires aux comptes, les enquêteurs privés, les comptables et les avocats qui en ont besoin pour enquêter, défendre ou régler une réclamation concernant votre assurance.
d'autres compagnies ou agents d'assurances ou de réassurances, tel que raisonnablement nécessaire dans le cadre d'une police d'assurances, d'une demande ou d'une réclamation vous impliquant.
la police ou d'autres autorités gouvernementales pour protéger nos intérêts juridiques, et aux personnes autorisées assignées à comparaître par subpoena, mandat ou ordonnance d'un tribunal, ou tel que requis par la loi.
les organismes de réglementation des assurance et de traitement de données, dans le cadre de la réglementation et de l'établissement de rapports sur nos activités commerciales.

Lorsque les renseignements personnels doivent être divulgués, la divulgation est assujettie aux exigences de protection de la vie privée et de la confidentialité et des accords, tel que nécessaire. Ces informations sont conservées aussi longtemps que votre dossier est actif et nécessaire à des fins commerciales et juridiques.

Everest doit limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins énoncées dans les présentes. Nous supposons que vous consentez à ce que notre entreprise utilise cette information de façon appropriée. Les renseignements personnels ne seront recueillis que par des moyens justes et légaux et de tels renseignements sont utilisés et divulgués uniquement dans la mesure où ils sont nécessaires pour les fins énoncées dans les présentes, sauf avec le consentement de la personne ou tel que prévu par la LPRPDE.

Refus ou retrait du consentement

Les personnes peuvent refuser ou retirer leur consentement à la collecte de Everest, l'utilisation ou la divulgation de leurs renseignements personnels en contactant le chef de la protection des renseignements personnels de la Compagnie d'Assurance Everest du Canada à l'adresse ci-dessus, à moins que la LPRPDE ne l'exige autrement. Si vous souhaitez retirer votre consentement en tout temps, nous vous demandons de nous fournir un délai raisonnable.

Si une personne refuse de fournir certaines informations ou retire son consentement, Everest peut ne pas être en mesure de lui fournir certains de ses produits et services.

Le retrait de votre consentement peut limiter notre capacité à vous fournir le produit ou le service demandé.

Exactitude

Everest aura recours à des mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels que nous possédons sur les individus sont exacts, complets et mis à jour, tel que nécessaire aux fins déterminées. Nous modifierons les renseignements personnels qui sont inexacts ou incomplets.

Mesures de sécurité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour la protection contre la collecte non autorisée, la perte, l'usage abusif ou l'altération des renseignements que nous avons sur le fichier, et à la hauteur de la sensibilité de l'information, y compris ce qui suit:

a. Seul le personnel autorisé jouit de l'accès à des renseignements personnels, sur une base de besoin de connaître.

b. Les données électroniques sont protégées par des mots de passe et un chiffrement et ne sont accessibles qu'au personnel autorisé.

Nous allons continuer à améliorer les procédures de sécurité afin de sauvegarder et de protéger les renseignements personnels. Toutefois, veuillez garder à l'esprit qu'il n'existe pas de mesures de sécurité infaillibles, en particulier en ce qui concerne Internet et les communications par courriel. Nous ne vendons pas les renseignements des clients et nous ne partageons pas ces informations avec des organismes à l'extérieur de nos entreprises associées autres que les entités susmentionnées.

Accès aux renseignements personnels

Everest informera une personne de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels sur demande et lui donnera accès à ces renseignements, sauf si cela n'est pas requis en vertu de la LPRPDE. Une personne peut être en mesure de contester l'exactitude et l'exhaustivité de ces renseignements et y faire apporter les corrections appropriées. Les personnes qui ont des questions au sujet de cette politique ou de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation de leurs renseignements personnels peuvent contacter Everest à l'adresse indiquée ci-dessous. Veuillez noter que les personnes pourraient être invitées à confirmer leur identité et à nous envoyer des demandes par écrit.

Conformément à la LPRPDE, nous pourrions ne pas être tenus de fournir l'accès aux renseignements personnels d'un individu dans l'une des circonstances suivantes :

cela risque de révéler des renseignements personnels sur un tiers
l'information est soumise au secret professionnel d'un avocat
la divulgation des renseignements pourrait révéler des renseignements commerciaux confidentiels;
révéler l'information pourrait nuire à la sécurité d'une autre personne
l'information se rapporte à la violation réelle ou présumée d'un terme d'une police d'assurance ou d'un autre accord ou la violation du droit canadien
l'information a été créée dans le cadre d'un règlement officiel d'un différend

Contestation de la conformité

Sur réception d'une plainte ou d'une enquête auprès d'un particulier concernant la collecte, l'utilisation ou la divulgation de leurs renseignements personnels, Everest répondra en temps opportun et examinera toutes les plaintes ou demandes de renseignements. Si la plainte est fondée, Everest prendra les mesures appropriées pour la résoudre, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques et de ses procédures.

Everest rendra rapidement et facilement utilisables les renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels et passera en revue ses politiques sur une base régulière.

Comment nous joindre

Protection de la vie privée et plaintes
Pour plus d'informations, pour déposer une plainte ou si une personne désire s'informer sur ses renseignements personnels, bien vouloir contacter Mylene Cote, chef de la protection des renseignements personnels et des plaintes de Everest :

à l'adresse :

Mylene Cote
Chef de la protection des renseignements personnels et des plaintes
Compagnie d'Assurance Everest du Canada
130, rue King Ouest, bureau 2620
Toronto (Ontario)
M5X 1C7

au numéro de téléphone : 416 487-3900
à l'adresse courriel : consumercomplaints@everestglobal.com